Наложен платеж срещу Пощенски паричен превод: Как да продаваме онлайн без касов апарат?

Ако планирате да стартирате онлайн магазин или вече имате такъв, един от първите въпроси, с които се сблъсквате, е: „Задължително ли трябва да купувам касов апарат?“.

Купуването на фискално устройство, свързването му с НАП, месечните такси за SIM карта и поддръжка, както и ежедневното пускане на бележки са сериозен административен и финансов товар за малкия бизнес.Има обаче напълно законен начин да го избегнете, стига да разбирате тънката, но критична разлика между Наложен платеж и Пощенски паричен превод (ППП).

1. Голямата обърквация: Каква е разликата?Когато клиентът поръча стока от сайта ви, и в двата случая процедурата за него изглежда еднакво: куриерът идва, дава му пратката, а клиентът плаща в брой или с карта на терминала на куриера. За НАП и Закона за ДДС обаче, това са два коренно различни потока на парите.

Вариант А: Класически Наложен платеж (Изисква касов апарат!)При класическия наложен платеж куриерската фирма действа просто като Ваш „носач“ на парите. Тя взема парите в брой от клиента и след това ви ги донася physically (в брой) или ви ги превежда.
- Правилото на НАП: Тъй като клиентът плаща в брой, вие сте длъжни в момента на изпращането на стоката да пуснете фискален касов бон от вашето устройство и да го поставите в кутията при стоката. Ако пратката бъде проверена от НАП и вътре няма касов бон, следва глоба.
Вариант Б: Пощенски паричен превод — ППП (НЕ изисква касов апарат!)Пощенският паричен превод е лицензирана услуга съгласно Закона за пощенските услуги. Тук куриерът (например Еконт, Спиди, Спиди и др.) действа като лицензиран пощенски оператор (подобно на банка).Как работи: Клиентът плаща на куриера. Куриерът издава на клиента Служебен бон за Пощенски паричен превод. След това куриерската фирма превежда натрупаните суми директно по банковата сметка на Вашата фирма.

- Правилото на НАП: Съгласно чл. 3, ал. 1 от Наредба Н-18, когато плащането се извършва чрез пощенски паричен превод, издаването на касов бон от търговеца НЕ е задължително. Законът приема, че документът, който куриерът издава на клиента, замества касовата бележка.

2. Точната формула: Как да преминете изцяло на ППП и без касов апарат?За да бъде бизнесът ви напълно законен и чист пред данъчните, трябва да следвате следните 4 стъпки:
-Сключете договор с куриер: Когато подписвате договор с Еконт, Спиди или друг оператор, изрично посочете, че желаете да ползвате услугата „Наложен платеж чрез Пощенски паричен превод по банкова сметка“.
-Впишете го в Общите условия на сайта си: В секцията за разплащания задължително информирайте клиентите си.Примерен текст: „При избор на плащане с Пощенски паричен превод, клиентът получава фискален документ (разписка) от куриера. Моля, пазете този документ, тъй като той замества касовата бележка съгласно Наредба Н-18.“
-Издавайте само фактури или стокови разписки: За всяка продажба генерирайте от софтуера си фактура (или стокова разписка/проформа за физически лица), в която пише начин на плащане: „Бордеро / Пощенски паричен превод“. Принтирайте я и я сложете в пратката. Тя служи за приемо-предавателен протокол.
-Забранете другите методи: В платформата на сайта си (WooCommerce, Shopify и др.) оставете активни единствено опциите „Банков превод“ и „Плащане при доставка (ППП)“. Не пускайте картови плащания (Stripe/Virtual POS), защото те отново изискват фискализация!
4. Как се осчетоводяват продажбите без касов апарат?Много собственици се притесняват как счетоводителят им ще отчете тези приходи. Процесът всъщност е изключително чист, когато се работи с професионалисти:
-В края на всеки месец куриерът ви изпраща подробен опис (месечен отчет) за всички доставени пратки и събрани суми.
-Вашият счетоводител засича този отчет с постъпилите суми по банковата ви сметка.
-Всички продажби към физически лица, които нямат фактури, се отразяват в дневника за продажби чрез т.нар. „Отчет за извършените продажби“ в края на месеца.

🔒 Внимание: Скритият капан на личните сметкиАко извършвате ППП продажби като физическо лице или ги получавате по личната си (а не фирмена) банкова сметка, НАП получава тези данни автоматично веднъж годишно. Тъй като сумите се натрупват, системата им веднага ще ви идентифицира като извършващ търговска дейност по занятие и ще изиска от вас 15% данък върху целия оборот, плюс осигуровки и лихви със задна дата.
Искате ли да стартирате онлайн бизнеса си на чисто?
Ние от KDT Accounting имаме богат опит с електронни магазини. Ще прегледаме договорите ви с куриерите, ще ви помогнем да конфигурирате плащанията си така, че да си спестите купуването и поддръжката на касов апарат, и ще поемем цялото ви месечно отчитане към НАП.
Свържете се с нас за консултация и нека изградим бизнеса Ви правилно още от първия ден!